Ψηφιακός Μετασχηματισμός ή Ψηφιακή Προσαρμογή;

Άρθρα

Ψηφιακός Μετασχηματισμός ή Ψηφιακή Προσαρμογή;

Ψηφιακός μετασχηματισμός είναι η ενσωμάτωση της ψηφιακής τεχνολογίας σε όλους τους τομείς μιας επιχείρησης, αλλάζοντας ουσιαστικά τον τρόπο λειτουργίας της προκειμένου να προσφέρει περισσότερη αξία στους πελάτες.

Ψηφιακή προσαρμογή είναι η χρησιμοποίηση ψηφιακών εργαλείων χωρίς αλλαγή στον τρόπο λειτουργίας της επιχείρησης

Στο πυρήνα του ψηφιακού μετασχηματισμού μιας επιχείρησης, βρίσκεται η απόφαση να αλλάξει η οργανωτική της κουλτούρα, προκειμένου να ενσωματωθούν τεχνολογικές λύσεις και να ακολουθηθούν με τον καλύτερο τρόπο, οι νέες λειτουργικές αρχές που επιφέρει η συνεχώς μεταβαλλόμενη τεχνολογία, η οποία βασίζεται πάντοτε στις ανάγκες και τις τάσεις της παγκόσμιας αγορά.

Στην ψηφιακή προσαρμογή απλά αξιοποιούμε τις εξελίξεις της τεχνολογίας για ταχύτερη και αποτελεσματικότερη διεκπεραίωση των λειτουργιών και διαδικασιών.

Κατά συνέπεια σε ότι αφορά την Ψηφιακή Προσαρμογή τα πράγματα είναι σχετικά απλά. Αναζητούμε τον κατάλληλο τεχνολογικό εξοπλισμό και προχωράμε στην ενσωμάτωση του στην αμετάβλητη κατά τα άλλα παραγωγική διαδικασία.
Σε ότι αφορά τον Ψηφιακό Μετασχηματισμό δύο είναι οι κύριοι στόχοι του, όπως και οι στόχοι κάθε μετασχηματισμού, η μείωση του κόστους λειτουργίας και η βελτίωση της εμπειρίας του πελάτη. Ο συνδυασμός των δύο έχει ως αποτέλεσμα την αύξηση της κερδοφορίας.
Ο ψηφιακός μετασχηματισμός συντελείται με ή χωρίς τη βούληση μας και αφορά στον επιχειρηματικό τομέα το σύνολο των επιχειρήσεων ανεξαρτήτως κλάδου ή μεγέθους, το σύνολο των εργαζομένων σε μια επιχείρηση, αλλά και το σύνολο των προμηθευτών και πελατών της. Μας αφορά δηλαδή ΟΛΟΥΣ.

Εφαρμόζεται σε όλα τα στάδια, στη λειτουργία, την εσωτερική και εξωτερική επικοινωνία και σε αυτό που είναι η κορυφή του παγόβουνου, στην προώθηση και προβολή, εφαρμόζεται δηλαδή ΠΑΝΤΟΥ.
Για να ξεκινήσει η διαδικασία του ψηφιακού μετασχηματισμού θα πρέπει η ηγετική ομάδα να συμφωνήσει στο τι σημαίνει ψηφιακό για την επιχείρηση και πως αυτό θα ενταχθεί στο γενικό επιχειρησιακό σχέδιο.
Διακρίνονται τα παρακάτω στάδια υλοποίησης του μετασχηματισμού:

  • Αναγνώριση ανάγκης μετασχηματισμού αλλαγής
  • Δημιουργία ομάδας εργασίας
  • Σχεδιασμός μετασχηματισμού
  • Εκπαίδευση στελεχών και προσωπικού
  • Εφαρμογή λειτουργιών με ταυτόχρονη επικοινωνία προς προμηθευτές και
  • πελάτες
  • Αξιολόγηση και ανατροφοδότηση πληροφοριών

Εάν δεν συνειδητοποιηθεί η ανάγκη για μετασχηματισμό και οι συγκεκριμένοι τομείς στους οποίους θα πρέπει να εφαρμοστεί, ότι ενέργειες και αν γίνουν πέφτουν στο κενό. Οι πλέον συνηθισμένες ανάγκες που οδηγούν στην ενσωμάτωση νέων τεχνολογιών είναι η αλλαγή στη στάση και τη συμπεριφορά των καταναλωτών, η αλλαγή στα μοντέλα και την τεχνολογία παραγωγής, αλλά και ο μετασχηματισμός που ενδεχομένως υλοποιεί ο ανταγωνισμός.

Ο ψηφιακός μετασχηματισμός περισσότερο από οποιαδήποτε άλλη διεργασία είναι ομαδική υπόθεση. Και όπως σε κάθε ομάδα υπάρχει ένας επικεφαλής που συντονίζει όλες τις ενέργειες και έχει τη μεγάλη εικόνα υπό έλεγχο, έτσι και σε αυτή την περίπτωση υπάρχει κάποιος ο οποίος διαχειρίζεται και παρακολουθεί όλη τη διαδικασία της αλλαγής και ενημερώνει για την πρόοδο, αλλά και για τα εμπόδια που συναντά στη διαδικασία της υλοποίησης. Στην ομάδα θα πρέπει να συμμετέχουν, στελέχη της διοίκησης, του μάρκετινγκ και των πωλήσεων, της παραγωγής, αλλά και εκπρόσωπος των εργαζομένων, μια και αυτοί είναι που καλούνται συνήθως να υλοποιήσουν όλο το επιχειρηματικό έργο.

Μεθοδολογικά, όπως και σε κάθε επιχειρηματικό σχέδιο ο σχεδιασμός περιλαμβάνει επιγραμματικά:

  • Ανάλυση PESTLE (τομείς πολιτικοί, οικονομικοί, κοινωνικοί, τεχνολογικοί, νομικοί
  • και οικολογικοί)
  • Παρακολούθηση του ανταγωνισμού και αναλύσεις της αγοράς
  • Ανάλυση χάσματος GAP Analysis)
  • Ανάλυση SWOT
  • Διάλογο με το προσωπικό, μια και είναι συχνά πολύ καλά ενημερωμένοι για τις διαδικασίες παραγωγής, αλλά και για τον ανταγωνισμό αλλά και διάλογο με τους προμηθευτές και πελάτες
  • Διερεύνηση αγοράς ποιος προσφέρει τι από τεχνολογικό εξοπλισμό και λογισμικά
  • Εντατική δοκιμή των προς επιλογή τεχνολογικών προτάσεων

Θα πρέπει να επισημανθεί ότι ο σχεδιασμός του ψηφιακού μετασχηματισμού είναι ΜΟΝΑΔΙΚΟΣ για κάθε επιχείρηση και δεν λειτουργεί τα τακτική του copy – paste.

Στο σχέδιο για τον ψηφιακό μετασχηματισμό οφείλουν να περιλαμβάνονται τα παρακάτω:

  • Λεπτομερής περιγραφή για την ανάπτυξη της στρατηγικής του ψηφιακού μετασχηματισμού και την προετοιμασία του μελλοντικού επιχειρηματικού μοντέλου
  • Προγραμματισμός όλων των απαραίτητων μέτρων, έτσι ώστε ο ψηφιακός μετασχηματισμός να είναι επιτυχής
  • Καταγραφή όλων των υπαρχουσών ιδεών της ομάδας εργασίας σε ένα πρωτόκολλο αλλαγής, ένα έγγραφο που θα ενημερώνεται σε όλη τη διαδικασία
  • Διερεύνηση καινοτομιών, π χ νέος εξοπλισμός ή λογισμικό
  • Εισήγηση για αλλαγή υφιστάμενων διαδικασιών ή εισαγωγή νέων
  • Καταγραφή κινδύνων
  • Εισαγωγή συγκεκριμένων μετρήσιμων, στόχων για την αξιολόγηση

Καθοριστικός παράγοντας για την επιτυχία είναι η εκπαίδευση που αφορά στο σύνολο του ανθρώπινου δυναμικού της επιχείρησης, τόσο για τις διαδικασίες και λειτουργίες που αλλάζουν, όσο και για τα οφέλη που θα προκύψουν από την εφαρμογή τους.

Ανάλογα με τη θέση και τις αρμοδιότητες τα μαθήματα μπορεί να είναι είτε με ζωντανή παρουσία, είτε και ηλεκτρονικά με δυνατότητα να τα παρακολουθήσει κανείς σε χρόνο που ο ίδιος θα επιλέξει. Το σημαντικό είναι να έχει ο κάθε εργαζόμενος πρόσβαση στις γνώσεις και τις εμπειρίες των άλλων που είναι απαραίτητες για τη βέλτιστη εκτέλεση των καθηκόντων του.

Το περιεχόμενο της εκπαίδευσης περιλαμβάνει τις γνώσεις που απαιτούνται για τις βασικές διαδικασίες, τα προϊόντα και τις υπηρεσίες της επιχείρησης, την ανάπτυξη δεξιοτήτων που απαιτούνται για την επίτευξη των αποτελεσμάτων και τις γνώσεις για τους τρόπους ικανοποίησης των πελατών και προμηθευτών

Ακολουθεί το στάδιο της εφαρμογής του νέου επιχειρησιακού σχεδιασμού που έχει ενσωματώσει τα τεχνολογικά μέσα και τις νέες διαδικασίες. Ταυτόχρονα αναπτύσσεται μια επικοινωνιακή καμπάνια προς προμηθευτές και πελάτες που ενημερώνει και επεξηγεί για το νέο τρόπο εξυπηρέτησης.

Η αξιολόγηση της εφαρμογής αφού καθοριστεί το τι πρέπει να μετρηθεί και να παρακολουθείται και με τι αναφορές προόδου, απαντά στα ερωτήματα «Σε τι βαθμό συνέβαλε η αλλαγή στην επίτευξη των επιχειρηματικών στόχων», «Εάν η διαδικασία εφαρμογής και διαχείρισης των αλλαγών ήταν επιτυχής» και «Τι θα μπορούσε να γίνει διαφορετικά». Τα στοιχεία αυτά αναλύονται από την ομάδα του ψηφιακού μετασχηματισμού και ανάλογα προσαρμόζεται και το σχέδιο εφαρμογής.

Παρόλο που η αξία του ψηφιακού μετασχηματισμού είναι αδιαμφισβήτητη, υπάρχουν παράγοντες που επηρεάζουν αρνητικά την εφαρμογή του. Οι κυριότεροι είναι οι παρακάτω:

  • Η αδράνεια που απορρέει από τη συνήθεια στο λειτουργικό σύστημα και η
  • άρνηση για αλλαγές
  • Ο φόβος για την καινοτομία από την έλλειψη γνώσεων και κατανόησης εννοιών
  • Ο φόβος για απώλεια άμεσης επαφής και προσωπικής σχέσης με τους πελάτες
  • Ο φόβος για απώλεια θέσεων εργασίας
  • Η υποτιθέμενη μεγάλη χρονική διάρκεια από το σχεδιασμό μέχρι και την
  • εφαρμογή του μετασχηματισμού
  • Η έλλειψη επικοινωνίας με τα κατώτερα στελέχη και το προσωπικό
  • Το κόστος μετασχηματισμού από την προμήθεια του τεχνολογικού εξοπλισμού έως
  • και την εκπαίδευση

Τα οφέλη που προκύπτουν από την εφαρμογή του ψηφιακού μετασχηματισμού είναι πολλαπλά και συνοψίζονται όπως παρακάτω:

  • Βελτίωση επιχειρηματικών και εσωτερικών διαδικασιών
  • Βελτίωση της εσωτερικής ικανότητας για αλλαγή στην παραγωγικότητα και την ενσωμάτωση καινοτομιών
  • Καλύτερος έλεγχος στη μέτρηση αποτελεσμάτων
  • Εξοικονόμηση χρόνου και πόρων από την απλούστευση και την αυξημένη ταχύτητα
  • Μείωση του μακροπρόθεσμου κόστους και αύξηση της αποδοτικότητας με διαδικασίες ελάχιστου κόστους
  • Βελτίωση της ανταγωνιστικότητας
  • Βελτίωση της συνεργασίας με προμηθευτές και εξωτερικούς συνεργάτες
  • Βελτίωση της ποιότητας των προϊόντων και των υπηρεσιών
  • Βελτίωση της εμπειρίας των πελατών

Ωστόσο υπάρχουν και αρκετοί παράγοντες που επιταχύνουν την εφαρμογή του όπως η μείωση του κόστους λόγω τεχνολογικών εξελίξεων και ανταγωνισμού, τα χρηματοδοτικά εργαλεία που αναπτύσσονται, η φιλικότητα των εφαρμογών προς τον χρήστη και η ανάπτυξη νέων ταχύτατων δικτύων με χρήση οπτικής ίνας και τεχνολογίας 5 G.

Συμπερασματικά προκύπτει ότι η πανδημία ανάγκασε κάθε επιχείρηση να εφαρμόσει σε διάστημα λίγων εβδομάδων συστήματα που διαφορετικά θα έπαιρναν μήνες ή χρόνια. Ωστόσο υπάρχει ακόμη μεγάλο πεδίο για ανάπτυξη δράσεων και ενεργειών.  Ο ψηφιακός μετασχηματισμός δημιουργεί ευκαιρίες για τις επιχειρήσεις, αλλά απαιτεί υποδομές και εκπαίδευση. Οι τεχνολογικές καινοτομίες χρησιμοποιούνται για να ξεκινήσουν τη διαδικασία μετασχηματισμού, αλλά η εφαρμογή στον οργανισμό διαμορφώνεται και συντηρείται από ανθρώπους.

Ολοκληρώνοντας πρέπει να τονιστεί ότι ο ψηφιακός μετασχηματισμός για κάθε επιχείρηση είναι διαφορετικός και δεν είναι μια απλή εφάπαξ διαδικασία, αλλά αρκετές συνεχείς και διαδοχικές αλλαγές.

Είναι προφανής η απάντηση λοιπόν, Ψηφιακός Μετασχηματισμός, εκτός εάν η οικονομική κατάσταση τον καθιστά απαγορευτικό, οπότε επιλέγεται ως προσωρινή λύση η Ψηφιακή Προσαρμογή.

Τάσος Γούσιος