Διοργάνωση συνεδρίων
Η διοργάνωση συνεδρίων και εκδηλώσεων αποτελεί σύνθετη διεργασία που απαιτεί συνδυασμό πολλαπλών οργανωτικών, επικοινωνιακών και ταξιδιωτικών υπηρεσιών. Διαθέτουμε την τεχνογνωσία, την πολυετή εμπειρία και τα εξειδικευμένα στελέχη για μια άρτια δημιουργική διοργάνωση.
Ειδικότερα παρέχουμε τις παρακάτω υπηρεσίες :
→ Εκπόνηση Σχεδίου Ενεργειών
Περιλαμβάνει όλες τις απαραίτητες ενέργειες πριν, κατά τη διάρκεια και μετά την εκδήλωση, τα άτομα που εμπλέκονται και το χρονοδιάγραμμα εκτέλεσης κάθε φάσης.
→ Γραμματειακή Υποστήριξη
Πριν, κατά τη διάρκεια (on site) και μετά την εκδήλωση.
Η γραμματειακή υποστήριξη περιλαμβάνει τη σύνταξη, αποστολή και αρχειοθέτηση αλληλογραφίας προς όλους τους εμπλεκόμενους, φορείς – ειδικά για Ιατρικά Συνέδρια με ΕΟΦ, ΣΦΕΕ, ΠΙΣ – ομιλητές, προεδρία, χορηγούς, προμηθευτές κλπ, τη συλλογή περιλήψεων (abstracts) και προώθηση τους προς την οργανωτική επιτροπή και γενικά είναι υπεύθυνη για την τήρηση του καθορισθέντος χρονοδιαγράμματος, για την επιμέλεια των συμμετοχών και για την παροχή κάθε είδους πληροφορίας προς κάθε ενδιαφερόμενο.
→ Οικονομική Διαχείριση
Περιλαμβάνει τις εισπράξεις του δικαιώματος συμμετοχής, την είσπραξη των χορηγιών, τις πληρωμές προς τους προμηθευτές και γενικά οποιαδήποτε οικονομική συναλλαγή για λογαριασμό του συνεδρίου.
→ Παραγωγής ηλεκτρονικού και έντυπου οπτικοακουστικού υλικού
Το δημιουργικό τμήμα προτείνει, ανάλογα με τη μορφή του συνεδρίου τη μορφή, και τις ποσότητες του απαραίτητου ενημερωτικού και προωθητικού υλικού, είτε σε ηλεκτρονική είτε σε έντυπη μορφή.
→ Εξυπηρέτηση στην ανεύρεση και επιμέλεια χορηγών
Η ύπαρξη χρηματοδότησης αποτελεί ίσως τον σημαντικότερο παράγοντα επιτυχίας για ένα συνέδριο. Η πολύχρονη εμπειρία αξιοποιείται στη δημιουργία του κατάλληλου χορηγικού πακέτου για κάθε εκδήλωση αλλά και στην ικανότητα για την μέγιστης αξιοποίησης των χορηγιών από τις εταιρίες.
→ Επιμέλεια εκθεσιακών stands
Σε ορισμένα συνέδρια οι εταιρίες χορηγοί επιθυμούν την παρουσία τους με εκθεσιακά stands. Στην περίπτωση αυτή προτείνονται λύσεις ανάλογα με το διαθέσιμο χώρο και το σκοπό της επικοινωνίας.
→ Διαμόρφωση και διακόσμηση χώρων
Κάθε συνέδριο έχει το δικό του ιδιαίτερο χαρακτήρα που απορρέει από τη θεματολογία, τους συμμετέχοντες και τους τρόπους παρουσίασης. Η διαμόρφωση, λειτουργική και αισθητική αποτελεί καθοριστικό παράγοντα επιτυχίας. Ειδική περίπτωση είναι και ο καθορισμός του τρόπου παρουσίασης τω posters για τα οποία προβλέπεται είτε ανάρτηση σε ειδικά διαμορφωμένο χώρο, είτε ηλεκτρονική διαχείριση μέσω ειδικού λογισμικού σε οθόνες αφής.
→ Υπηρεσίες ηλεκτρονικής διαχείρισης και οπτικοακουστικός εξοπλισμός
Διαθέτουμε όλο τον απαραίτητο εξοπλισμό για την υποχρεωτική καταγραφή της διάρκειας παρακολούθησης κάθε συνέδρου με σύστημα ψηφιακής καταγραφής (barcode – Qrcode), καθώς και τον εξοπλισμό για τη διαχείριση των παρουσιάσεων κάθε ομιλίας, όπως επίσης και την επιτόπου έκδοση πιστοποιητικών παρακολούθησης.
→ Μεταφράσεις – Διερμηνείες
Υπάρχει μόνιμη και σταθερή συνεργασία με ομάδα εξειδικευμένων διερμηνέων σε ιατρικά θέματα καθώς και η δυνατότητα εγκατάστασης συστημάτων ταυτόχρονης μετάφρασης σε περισσότερες γλώσσες.
→ Επιμέλεια Πρακτικών
Καταγραφή των ομιλιών και παρουσιάσεων, και αναπαραγωγή τους είτε ηλεκτρονικά είτε με έντυπα.
→ Διοργάνωση παράλληλων κοινωνικών ή πολιτιστικών εκδηλώσεων
Ανάλογα με τον τόπο διεξαγωγής του συνεδρίου υπάρχει η δυνατότητα αξιοποίησης των τοπικών πολιτιστικών αξιών για τη δημιουργία παράλληλων εκδηλώσεων με τη μορφή είτε της επίσκεψης σε κάποιο μουσείο κλπ., είτε της συμμετοχής σε δρώμενα.
→ Προβολή και δημοσιότητα της εκδήλωσης
Την προβολή την αναλαμβάνει το τμήμα Marketing, ενώ για τη δημοσιότητα και τη λειτουργία γραφείου τύπου, πάρχει σταθερή και μόνιμη συνεργασία με δημοσιογράφους, οι οποίοι αναλαμβάνουν τη σύνταξη και προώθηση προς τα ΜΜΕ ανακοινώσεων τύπου που αφορούν στις ομιλίες και παρουσιάσεις κάθε συνεδρίου
→ Υπηρεσίες κρατήσεων ξενοδοχείων , συνεδριακών χώρων και χώρων εστίασης
Η μακρόχρονη συνεργασία και οι σχέσεις εμπιστοσύνης που έχουν οικοδομηθεί έχουν σαν αποτέλεσμα ισχυρή διαπραγματευτική ικανότητα για την εξασφάλιση των βέλτιστων συνθηκών παροχών και κόστους για χώρους διεξαγωγής, φιλοξενίας, γευμάτων και δείπνων.
→ Εισητήρια αεροπορικά και με άλλα μέσα ( Πλοία , τρένο, ΚΤΕΛ )
Σε συνεργασία με την Proton διαθέτουμε online σύστημα με δυνατότητα 24ωρης προσωπικής εξυπηρέτησης για την έκδοση αλλά και αλλαγές σε κρατήσεις αεροπορικών εισιτηρίων που πιθανό να προκύψουν ανάλογα με τις υποχρεώσεις προσκεκλημένων ομιλητών ή προέδρων. Αντίστοιχα υπάρχει η δυνατότητα άμεσης εξυπηρέτησης για την έκδοση εισιτηρίων με άλλα μέσα, σύμφωνα πάντοτε με τους όρους και τις συνθήκες λειτουργίας του κάθε μέσου.
→ Μετακινήσεις
Ανάλογα με τις ανάγκες μετακινήσεων επιλέγονται πολυτελή Van ή λεωφορεία 7 – 48 θέσεων, με ιδιαίτερα ευγενικούς και διακριτικούς οδηγούς και συνοδευτικό προσωπικό.
→ Vip Transfers
Για τις μετακινήσεις σημαινόντων προσωπικοτήτων διατίθεται στόλος διακριτικών πολυτελών αυτοκινήτων.
→ Εκδρομές – Ξεναγήσεις
Κάθε τόπος έχει τα δικά του στοιχεία που τον κάνουν μοναδικό και αποτελούν αξιοθέατα που οφείλει να επισκεφτεί κανείς. Παράλληλα με τις υποχρεώσεις των συνέδρων σχεδιάζονται προγράμματα ξεναγήσεων και περιηγήσεων προσαρμοσμένα κάθε φορά στον διαθέσιμο χρόνο.
Μπορείτε να δείτε κάποια προηγούμενα συνέδρια που διοργανώσαμε και να ενημερωθείτε για τα μελλοντικά που σχεδιάζουμε.
Επικοινωνήστε μαζί μας να σας ενημερώσουμε για τους τρόπους συνεργασίας μας.
